per la programmazione delle attività nei servizi di assistenza domiciliare

L’obiettivo di chi si occupa di assistenza domiciliare è quello di fornire al domicilio degli utenti un servizio in grado di garantire degli alti livelli di benessere, di salute e di funzione. Affinché questo sia possibile è necessario prima di tutto individuare e comprendere i bisogni e le esigenze del singolo utente, e in secondo luogo organizzare nel dettaglio tutte le attività predefinite, in modo da assicurare ai pazienti le giuste competenze al momento esatto, giorno dopo giorno, in modo costante.

La programmazione delle attività

Attualmente molte realtà che offrono dei servizi di assistenza sociale gestiscono la programmazione della attività presso i pazienti con metodi obsoleti, come le tabelle in Microsoft Excel, o inefficienti, come sono spesso i software gestionali pensati a questo scopo. Come ben sanno i coordinatori e i responsabili del servizio di assistenza, con questi strumenti, all’aumentare dei pazienti e degli operatori, cresce proporzionalmente anche la possibilità di errore nel pianificare le attività settimanali, a causa di sovrapposizioni, di spostamenti non debitamente calcolati, di esigenze peculiari degli utenti e via dicendo. Questi sistemi, statici e poco flessibili, non permettono inoltre una gestione efficace dell’imprevisto: lo sanno bene i coordinatori che si trovano a dover riprogrammare faticosamente l’intero piano di assistenza settimanale a causa della mancanza di un singolo operatore.

Partendo da una profonda esperienza delle esigenze delle realtà che si dedicano ai servizi di assistenza domiciliare, Saidea ha messo a punto un software gestionalechiamato Sistema 381 – che facilita, velocizza e ottimizza l’attività di programmazione delle attività settimanali degli operatori, in base alle peculiari necessità dei singoli assistiti.

Con questa presentazione vogliamo mostrare ai coordinatori e ai responsabili del servizio di assistenza domiciliare che, grazie al nostro software, frutto di un lungo e continuo sviluppo, è possibile cancellare tutti i principali problemi legati alla pianificazione, a tutto vantaggio degli assistiti e dell’azienda stessa.

Lo sviluppo di Sistema 381

Sistema 381 di Saidea è un gestionale per l’impresa sociale, lanciato nel 2008 e da allora

continuamente migliorato e aggiornato dai nostri developer. L’impegno di Saidea nel campo della produzione di software di supporto all’assistenza domiciliare, però, è iniziato in realtà ancora prima, quasi vent’anni fa: il primo gestionale firmato Saidea per supportare i coordinatori dell’assistenza domiciliare è stato infatti messo a punto nel 2002. Quel primo sistema si chiamava Arianna; ulteriormente sviluppato e arricchito con delle nuove funzioni, questo software è entrato a far parte del più ampio Sistema 381, diventando uno dei punti di forza di questo potente software gestionale.

Vediamo ora quelli che sono i vantaggi unici che questa soluzione può garantire a chi è chiamato a programmare le attività di assistenza a domicilio.

I vantaggi unici di Sistema 381 per la pianificazione delle attività assistenziali

Lo sviluppo e il progressivo miglioramento di Sistema 381 si basano anche su un confronto continuo con le realtà attive nell’assistenza a domicilio sul territorio. Grazie a questa interazione ininterrotta abbiamo potuto individuare nel corso degli anni i principali problemi di chi si occupa della pianificazione dell’attività degli operatori, così da mettere a punto un sistema gestionale in grado di fornire un supporto prezioso e unico nel suo genere.

 

  •  Nessun errore di sovrapposizione: tra i principali problemi incontrati nella pianificazione delle attività settimanali degli operatori figurano senz’altro le sovrapposizioni. Gestendo la programmazione di un numero consistente di assistiti attraverso un sistema classico, infatti, capita spesso di assegnare un operatore a un’attività quando quest’ultimo non sarà in realtà disponibile (essendo impegnato con altri utenti, essendo impegnato nello spostamento tra un punto e l’altro, essendo impegnato in attività formativa e così via). Sistema 381 previene errori di questo tipo, non permettendo l’assegnazione un operatore non disponibile a delle nuove attività in quello specifico orario.

 

  • Visione completa delle attività pianificate: il coordinatore, grazie alla visualizzazione in stile agenda, può visionare a colpo d’occhio l’intera pianificazione quotidiana e settimanale, per tenere sotto controllo in maniera rapida e in tempo reale lo scenario completo.

 

  • Programmazione per operatore o per assistito: utilizzando Sistema 381 il coordinatore ha la possibilità di pianificare le attività di assistenza domiciliare sia partendo dall’operatore, sia partendo dall’utente, in base alle alle proprie esigenze. Sarà quindi possibile programmare la settimana di ogni singolo operatore, e sarà possibile anche programmare la settimana a partire dalle esigenze di ogni singolo assistito. Il nostro software gestionale permette quindi di avere la certezza sia di coprire tutti i servizi pianificati per tutti gli assistiti, sia di costruire correttamente le attività settimanali di ogni operatore.

 

  • Visualizzazione da mappa: le realtà che offrono dei servizi di assistenza domiciliare operano su aree vaste, il che comporta ripetuti spostamenti da un punto all’altro del territorio servito. Nella pianificazione delle attività degli operatori con Sistema 381, grazie all’integrazione di OpenStreetMap, diventa facile e immediato tenere in considerazione anche le tempistiche stimate per gli spostamenti tra un assistito e l’altro. In questo modo possono essere ottimizzati i movimenti degli operatori, eliminando peraltro gli altrimenti fisiologici tempi morti.

 

  • Inserimento attività da progetto assistenziale: come è noto, i servizi di assistenza domiciliare da assicurare a ogni singolo assistito sono definiti a monte dal progetto assistenziale stilato insieme ai familiari o all’assistente sociale. Il nostro software gestionale permette di inserire per ogni utente accessi e orari definiti in questa sede: nel momento in cui le attività di assistenza verranno programmate in modo diverso, per esempio anticipando o posticipando gli accessi per la vestizione o per la consegna dei pasti, il sistema avviserà il coordinatore.

 

  • Check servizi programmati: con Sistema 381 nulla viene tralasciato. Al coordinatore basta infatti controllare la lista dei servizi da assegnare: nel momento in cui questa lista si presenta vuota, si avrà la certezza di aver coperto tutti i servizi necessari.

 

  • Incrocio di esigenze e competenze: ogni assistito presenta delle esigenze diverse, e ogni servizio richiede delle competenze differenti. Per facilitare il lavoro del coordinatore il nostro software gestionale permette di aggiornare l’anagrafica di ogni operatore con tutte le competenze possedute, nonché con il grado di conoscenza dei diversi utenti. In questo modo Sistema 381, per ogni assistito e per ogni tipo di servizio, presenta al coordinatore un set predefinito di operatori liberi che possiedono le competenze necessarie per portare a termine quel compito. Per ogni compito e per ogni utente vengono inoltre indicati gli operatori di riferimento e gli eventuali sostituti.

 

  • Programmazione in linea con la disponibilità dell’operatore: Sistema 381 permette di inserire per ogni operatore disponibilità e vincoli contrattuali. In questo modo il gestionale può sempre avvisare il coordinatore nel momento in cui vengono programmate delle attività oltre il limite orario settimanale, nel giorno di riposo o in orari non coerenti con la disponibilità dell’operatore.

 

  • Semplificazione del rimborso chilometrico: grazie all’integrazione con OpenStreetMap, il coordinatore può sapere esattamente tempi e chilometri percorsi dall’operatore durante la settimana. Diventa così semplice definire in modo esatto i rimborsi chilometrici da riconoscere a ogni operatore.

 

  • Possibilità di stabilire il limite di turnover: i coordinatori sanno molto bene che gli assistiti preferiscono, nella maggior parte dei casi, avere a che fare con un numero ristretto di operatori, così da non avere a che fare regolarmente con sconosciuti. Per questo motivo Sistema 381 è stato arricchito con una funzionalità volta a limitare il turnover degli operatori in fase di pianificazione: per ogni assistito è infatti possibile fissare un numero massimo di operatori da assegnare in un dato lasso temporale (per esempio un massimo di 4 operatori al mese). In questo modo sarà più semplice garantire un servizio di alto livello agli utenti.

 

  • Informazioni supplementari: spesso gli operatori hanno bisogno di informazioni supplementari per fornire il servizio richiesto. Sistema 381 permette al coordinatore di inserire delle note relative a queste esigenze peculiari (pensiamo per esempio alla necessità dell’operatore di portare con sé le eventuali chiavi dell’appartamento dell’assistito, o via dicendo).

 

  • Sostituzione operatore: i sistemi statici non prendono in considerazione la possibilità di modifiche dell’ultimo minuto. Capita invece spesso di dover ripensare la programmazione settimanale per la mancanza di un operatore, che potrebbe per esempio essere in malattia. Con il nostro sistema gestionale è possibile operare rapidamente una sostituzione, grazie a una valutazione automatica ed esatta delle competenze necessarie per coprire le attività rimaste scoperte. La sostituzione dell’operatore può dunque avvenire con un semplice click.

Uno strumento prezioso per coordinatori, responsabili e utenti

Molto spesso le realtà che si occupano di assistenza domiciliare dipendono completamente dal coordinatore, il quale risulta l’unico in grado di pianificare le attività settimanali. Grazie a una sistema gestionale completo come Sistema 381, invece, tutte le informazioni necessarie circa assistiti, operatori e servizi sono memorizzate e inserite in un processo in buona parte automatizzato, rendendo possibile la pianificazione delle attività anche in caso di eventuale assenza del coordinatore, in periodi di ferie o malattia. Parallelamente, il coordinatore non dovrà più confrontarsi quotidianamente con strumenti obsoleti o per nulla flessibili, che moltiplicano le possibilità di incorrere in errori che possono mettere in seria difficoltà l’intera impresa, compromettendo il livello di servizio all’utente.

 

Quelli che abbiamo visto sono solamente i principali punti di forza di Sistema 381 per la gestione dei servizi di assistenza domiciliare: il nostro software gestionale offre preziose funzionalità anche per la rilevazione delle attività svolte, per la la stesura della rendicontazione finale, per la realizzazione del consuntivo e per tante altre vostre esigenze.

 

I vantaggi di Sistema 381 per la Gestione Assistenza Domiciliare ti hanno colpito? Richiedi una demo per mettere alla prova il nostro software, o chiedici altre informazioni per scoprire quello che Saidea può fare per te!